不符合项的查出、处理是内审员的基本功。基本功练不好，开出的不符合项报告将失去应有的价值。那么，新上任的内审员应该如何开具不符合项呢？

 

一、不符合项事实的描述

 

1.不符合项事实内容描述的基本要求可归纳为四条： 以客观事实为依据、以审核准则为准绳、提出有深度的问题、得到受审核方的确认。

 “以客观事实为依据”：就是不符合事实必须是内审员亲眼看到的、当事人亲口陈述的，以及内审员检查受审核方的文件和记录时查到的。

“以审核准则为准绳”：就是必须按照法律法规要求、合同要求、认证标准要求和组织质量管理体系文件要求，检查体系实施过程的符合性，而不能想当然。

 “提出有深度的问题”：可以从两个方面去理解。一个方面是对一些偶然发生的文件签字不全、记录编号断续、必要的标识漏写等问题，虽然是不符合项，但是或不具有普遍性，或总体上也不影响体系运行和产品质量，当面给受审核方提出，纠正即可，不必开具不符合项报告。另一方面是针对表象的问题，进行适当的追溯，看看问题产生的直接（初步）原因或普遍性。

“得到受审核方的确认”：最简单的方法就是在审核现场发现不符合项后，应当即给受审核方的陪同人和当事人说清楚。必要时，也可给对方时间，拿出否定此不符合项的证据。如果他们拿不出否定的证据，就能做到使受审核方心服口服。

 

2.不符合项事实描述中，除了以上的基本要求之外，还要讲究文字描述问题。文字描述的基本要求一般也可归纳成4条。

第一：文字描述必须是确凿的事实，经过受审核方确认，不会引起争议。

第二：文字记录的事实必须有可追溯性。要达到这个目标，就应在不符合事实描述中关注五个关键词，可称之为“五何”，即：何时、何地、何岗位、何样本、何种情况。

第三：语言应简洁、清楚、问题突出。

第四：事实的描述必须与不符合理由相呼应。

 

二、不符合理由的陈述

 

不符合理由的陈述，俗称“对标”。就是指明该事实不符合认证标准的哪一条哪一句话，这是不符合项报告十分重要的组成部分。

对标准确性的最根本因素是内审员对认证标准的深刻理解。

 

三、不符合项性质的判定

 

不符合项性质分为两大类，即严重（major）不符合项和一般（minor）不符合项。严重不符合项主要包括：

1.体系出现系统性不符合。比如，某一个过程或关键子过程多处重复性出现不符合项，或体系的关键绩效指标KPI未完成，也未采取积极的纠正措施等等。

2. 体系运行出现区域性的不符合。如：某一个部门所主管的过程均出现或多个过程出现不符合项，且未采取有效的纠正措施等等。

3. 对产品质量具有重大影响或造成严重后果的不符合。

4. 存在严重违反法律法规或重要的国家标准的行为。

对于不同认证标准或行业的认证机构，严重不符合项的划分类型可能还有一些更多的要求。其他的不符合项可以界定为一般不符合项。
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