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巧用Excel的“自动筛选”功能

放大字体  缩小字体 发布日期:2006-06-16
如图1所示的工作表(假设D列已填入数据)若要上报或打印,还必须对F列和G列做隐藏处理(若直接删除,填充到D列的数据将全部丢失)。我在实际工作中,摸索出了一种方法,即利用Excel“自动筛选”功能快速实现部门名称的录入,下面仍以“学校职工情况表”为例,说明其操作步骤。

    1. 按图1格式输入表格基本数据(F列、G列不需要录入)。


图一


    2. 单击“数据”菜单,选中“自动筛选”,则在每个字段右侧出现一个下箭头的按钮,单击“部门代码”右侧的按钮,打开一个下拉列表如图2所示。

巧用Excel的“自动筛选”功能
图二


    3. 单击下拉列表中的任意一个“部门代号”,例:单击“1”,则“部门代码”为“1”的所有记录全部显示在屏幕上(如图3)。


图三


    4. 在图3中选中“所在部门”列的单元格区域,输入“教务科”,按下“Ctrl”键不松开,再按回车键,则“部门代码”为“1”的记录的“所在部门”列都填充上了“教务科”(如图4)。

巧用Excel的“自动筛选”功能
图四


    5. 重复步骤3和步骤4可完成所有部门的填写操作。
 
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