1. 记录 的标识。应具有惟一性标识，为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应包括：记录表格所属的质量管理文件 的编号、版本号、表号、页号等。
2. 记录的储存和保管。记录应当按照档案要求立卷保管。记录的保管由专人或专门 的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式方便检索和取用，保管环境要适宜可靠。同时针对不同要求确定各类记录的保存 期限。
3. 记录的检索。一项质量活动往往涉及多项记录的内容和表格，为了避免漏项，应当对记录进行编目。编目具 有引导和路径作用，可以便于记录的查阅和使用，使查阅对该项质量活动的记录能有一个整体的了解。最好将记录的查阅纳入计算机 管理。
4. 记录的处置。超过规定保存期限的记录，应统一进行处理，销毁时应有企业文件记录管理的相关部门签发销 毁许可并有现场销毁记录。