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1、目的
对采购过程进行有效控制，确保采购的产品符合规定的要求。
2、适用范围
公司对原辅材料的采购过程，包括对相应供应商的选择评价。
3、职责
3.1总经理负责对合格供应商的批准。
3.2采购部负责采购管理：
3.2.1对供应商的选择、调查、评价及编制合格供应商名录；
3.2.2负责采购合同的签署及订单的下发；
3.3质量部对采购商品的质量验证。
3.4相关部门配合上述各部门开展此项工作。
4、定义
无
5、工作流程
5.1供应商的分类
A类供应商——原料和辅料、与食品接触材料的工业品和经加工的农产品的供应商。
B类供应商——其他供应商。
5.2供应商的选择与评价
5.2.1 A类供应商由相应采购部门负责对供应商进行调查，填写《供应商调查表》。
A类供应商要调查及收集资料的内容包括但不限于以下方面：
a） 营业执照及相关的许可证如卫生证等；
b） 主要产品类型以及产能、报价；
c） 人员、技术、设备设施的现状；经营历史和市场信誉、企业形象等。
d） 质量、食品安全管理体系认证证书（必要时或顾客有需求时）；
e） 其他资格能力证明；
f） 样品。
B类供应商调查其是否有固定的农产品来源或生产基地，固定经营地址，并且在过往的供货历史中没有不良记录。
5.2.2 供应商资料收集齐全后，由采购负责人组织有关部门（如运营部、运营部）等进行评价，评价结果填入《供应商评价/再评价表》，经采购部门负责人审核，总经理或其授权人批准后成为合格供应商。
评价方式可以采用以下一种或多种方法进行：
a） 对供方的相关经验进行评价；
b） 对供方的产品质量、价格、交货情况及品质处理情况进行评审；
c） 对供方管理体系进行审核验证其按要求提供所需产品的能力；
d） 调查供方的顾客满意度；
e） 调查供方的财务状况、服务和支持能力。
5.2.3选择供应商的基本原则
a） 供应商须是所供应产品的生产商户或其指定的代理商。
b） 供应商须提供一定时限的合理的保持服务，并有能力提供保证。
c） 对长期一直品质良好，交货期稳定准时，信誉良好，服务优良的供应商，优先选择。
d） 在相同条件下，优先选择获得HACCP、ISO9001、ISO14000认证的供应商。
e） 选择3家以上的相同采购对象的供应商，对其物资的质量、价格、服务等进行综合比较。
f） 提供必要的售后服务，大型系统解决方案应提供上门安装调试、培训等服务，否则应有相关的等价补偿包括退换货等。
5.2.4所有评价合格的供应商都列入《合格供应商名录》，在有采购需求时使用。
5.2.5 采购部门应根据公司发展的需要，不断扩大供应商队伍，为采购提供更大选择空间。
5.2.6已有的供应商应在适当时机保持再评价，填写《供应商再评价记录》，确保其持续合格的供应能力：
a） 每年应进行一次再评价；
b） 当出现严重的质量不合格时进行。
c） 如果连续二次出现供应不合格，应取消其合格供应商资格。
5.2.7 C类采购品的供应商根据了解样品或实物，以及报价单、品牌效应在采购前对其进行能力、质量和价格方面评价比较，不做资质评价。
5.2.8 顾客供料或由顾客指定的采购不作供方评价，但应将供方表现及时反馈给顾客。
5.3 采购计划和实施
5.3.1 A类供应商：每周由物资需求部门编制《采购单》，交采购部门，由其审核汇总并咨询其他相关部门和仓库情况，确定采购需求，经副总经理以上管理人员批准后，集中采购。
5.3.3应急采购：对于急用物资，由需求部门编制《采购单》并附录请购报告，经副总理批准后，由采购部门按要求采购。
5.3.4填写《采购单》须充分表述采购对象的信息，如产品或服务名称、规格/型号、数量、价格、交付方式、质量要求。
5.3.5 A/B类采购品只能选用《合格供应商名录》中的供应商提供，如果不能从《合格供应商名录》选取择合格供应商，应执行5.2条的规定，或由副总经理批准选用其他供应商。
5.3.6 A类采购品的采购，应与供方正式签订《采购合同》编制订购单由供方确认并出具送货清单。适用时，合同应明确采购物资的名称、型号、规格、数量、交货期、产品或服务标准、检验规程或规范、图样及交货方式和地点。
5.3.7 实施采购前，应向多个供应商进行产品调查才能决定采购。
5.3.8 每次采购活动结束，供应商均要出具发票和相应报销凭证和质量保证书。
5.4采购商品的检查和验收
5.4.1采购员和质量部主管按《过程及产品监视与测量程序》要求共同对采购产品进行验收。合格的，由仓库按《仓库管理规定》的要求，对照请购单记载事项验收入库并出具入库单，仓管和质量检验人员同时在入库单上签名。入库单应记录
a） 产品的名称；
b） 规格/型号/颜；色
c） 数量；
d） 批号和生产日期或保质期等信息。
5.4.2 对于验收发现的不合格，应标识并隔离后，通知采购部门与供方沟通处理，并记录处理方式。处理方式包括退货必要时进行应急采购和让步接收。让步接收应由生产厂长以上人员批准。
5.4.3当物料、工具、设备需在供方货源处进行验收时，由采购部组织相关人员按采购合同的有关规定进行验证。
5.4.4即使经过顾客验证或在供方进行验证，不能免除上述验证责任。
5.5 采购记录的保持
采购记录按《记录控制程序》要求予以保持。
6、相关文件
过程及产品监视与测量程序
仓库管理规定
7、相关记录
供应商调查表
供应商评价表
合格供应商名录
采购单
进货验收单
